Datenschutzerklärung

Datenschutzinformationen

Urheberrecht | Copyright © 2025 FVA GmbH 

Alle Rechte sind vorbehalten.

Zuletzt aktualisiert am 27. Februar 2025

Willkommen auf unserer Website!

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns auch durch die Nutzung dieser Website mitteilen, und deren vertraulichen Behandlung sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend “DSGVO”).

Nachfolgend finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte im Rahmen Ihres Besuchs unserer Website sowie unseres Kongresses.

I. Allgemeine Informationen

1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

FVA GmbH 
Lyoner Straße 18
60528 Frankfurt am Main

Telefon: +49 69 6603-1515
E-Mail: info(at)fva-service.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Scheja und Partners GmbH & Co. KG
Adenauerallee 136
53113 Bonn

Telefon: +49 228 22 72 26-0
E-Mail: DSB-VDMA(at)scheja-partner.de
Kontakt: https://www.scheja-partners.de/kontakt/kontakt.html

2. Gegenstand des Datenschutzes

Die Datenschutzinformation umfasst personenbezogene Daten. Diese personenbezogenen Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, Post-Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Informationen, die während der Vereinsmitgliedschaft und/oder der Geschäftsbeziehung notwendigerweise entstehen, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung der Mitgliedschaft, Produkte und Leistungen.

3. Ihre Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:

3.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr für diese Zwecke, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung:

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.  Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

3.2 Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.

3.3 Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

3.4 Löschung

In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

3.5 Einschränkung der Verarbeitung

Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

3.6 Datenübertragbarkeit

Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

3.7 Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Sie können einen Widerruf zusätzlich zu den unter „Geltendmachung Ihrer Rechte“ genannten Wegen auch gemäß den jeweiligen Hinweisen zur „Ausübung des Widerrufs“ im Abschnitt „Dienste & Cookies“ erklären.

3.8 Geltendmachung Ihrer Rechte

Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an info(at)fva-service.de oder postalisch an die oben unter Ziffer I. 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

3.9 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Soweit in den folgenden Datenschutzhinweise keine abweichenden Angaben gemacht werden, haben folgende Empfänger Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

4.1 Interne Empfänger

Es haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die in Ziffer II. dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke benötigen.

4.2 Externe Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger weiter, wenn dies zur Erfüllung der dargestellten Zwecke erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Externe Empfänger können sein:

4.2.1 Auftragsverarbeiter:

Externe Dienstleister, die wir für den Betrieb dieses Onlineangebots einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

4.2.2 Öffentliche Stellen:

Behörden und staatliche Institutionen, wie z. B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

4.2.3 Sonstige Stellen:

Kooperationspartner, an die Daten auf Basis einer Einwilligung oder einer Rechtsgrundlage übermittelt werden, beispielsweise Messegesellschaften, Normungs- und Forschungseinrichtungen, Kongress- und Veranstaltungsorganisationen, nationale und internationale Verbandsorganisationen.

5. Speicherdauer

Die Speicherdauer personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung.

Zusätzlich gilt generell: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerrufs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

II. Datenverarbeitungen auf der Website

1 Eigene Dienste

Auf unserer Website kommen folgende Dienste zum Einsatz:

1.1 Logfiles

Beim Besuch und der Nutzung unserer Website speichern wir bestimmte Protokollinformationen in einer Datei (Logfile), welche personenbezogene Daten enthalten (IP-Adresse des Nutzers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name der angeforderten Website bzw. Datei, Status der Übertragung und übertragene Datenmenge, Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Seite gelangt (sog. “Referrer”), Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden, Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, Betriebssystem des Nutzers, Internet Service-Provider des Nutzers). Die Verarbeitung dient unseren berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO an der fehlerfreien Anzeige unseres Websiteangebots sowie der Verbesserung unserer Website, der Systemsicherheit, der Fehlerdiagnose und der Erstellung statistischer Auswertungen. Die Logfiles werden 7 Tage nach Erstellung wieder gelöscht.

1.2 Newsletter-Registrierung und Direktwerbung

Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Website für den Newsletter zu registrieren. Bei der Anmeldung zu dem Newsletter verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Vor- und Nachnamen. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, senden wir Ihnen einen Bestätigungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Erst nachdem Sie den Link aktiviert haben, erhalten Sie unseren Newsletter (sog. „Double-Opt-In“). Der Zweck der Datenverarbeitung besteht in dem Versand des Newsletters. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Sofern wir Ihre Daten im Rahmen einer Veranstaltungsbuchung oder ähnlichem erhalten haben und Sie dem Versand und Empfang von Direktwerbung per E-Mail nicht widersprochen haben, verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Interessengebiet, um Sie über ähnliche Veranstaltungen zu informieren. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, wobei unsere berechtigten Interessen darin liegen, Sie über Veranstaltungen zu informieren, die Sie interessieren könnten.

Sie können den Erhalt des Newsletters bzw. der Direktwerbung jederzeit abbestellen. In diesem Fall markieren wir Ihre E-Mail-Adresse, sodass diese nicht mehr für den Versand von Newslettern /Direktwerbung verwendet wird. Wenn wir Ihre Kontaktdaten auch nicht mehr für andere Zwecke aus unserer Geschäftsbeziehung mit dem Ihnen benötigen, löschen wir diese.

1.3 Eigene Konferenzbereich: myConference

Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Website als Teilnehmer oder Speaker in myConference zu registrieren. Wir verarbeiten dabei die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen der Eingabemaske eingeben (Benutzername =E-Mail-Adresse und Passwort). Ihre Registrierung ist erforderlich, um am Kongress teilzunehmen zu können.

In Ihrem myConference-Bereich werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert. Dazu gehören Ihre eingetragenen Stammdaten, Ihre Ticketkäufe und, soweit Sie als Speaker auftreten möchten, auch Ihre Einreichungen im Call for Papers, Ihr Speakerprofil, sowie die von Ihnen hochgeladenen Präsentationen und Tagungsbandberichte. Verpflichtende Angaben sind als solche gekennzeichnet. MyConference dient darüber hinaus der Kommunikation mit Ihnen. Insbesondere erfolgt über myConference der Versand der Zu- und Absagen zu Ihrer Einreichung für die Veranstaltungen. Ihre Kontaktdaten übertragen wir in unser CRM-System. Das im myConference hinterlegte Speakerprofil wird auf der Website veröffentlicht.

Soweit Sie Tickets für den Kongress erwerben, erheben wir weitere personenbezogene Daten (Name, Adresse, Datum und Uhrzeit der Bestellung, Zahlungsdatum und den Bestellgegenstand), welche wir lediglich für die Abwicklung Ihrer Ticketbestellung verarbeiten.

Wenn Sie noch nicht über einen „myConference“ Account verfügen, können Sie einen neuen Account erstellen. Hierbei sind Ihr Name, der Firmenname, die Position, die E-Mail-Adresse, ein Passwort, die Adresse der Firma, die Rechnungsadresse und die Telefonnummer verpflichtende Angaben. Darüber hinaus können Sie freiwillig Ihre Anrede, akademischen Titel, Firmenabteilung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handynummer, Faxnummer und eine zusätzliche E-Mail-Adresse angeben.

Rechtsgrundlagen der beschriebenen Verarbeitungen sind der mit Ihnen abgeschlossene Vertrag bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO sowie die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen dabei in der einheitlichen Verwaltung der Speaker und Teilnehmer unseres Kongresses sowie der Möglichkeit einer Kommunikation mit Ihnen.

Die Dauer der Speicherung entspricht der Dauer des Benutzerstatus in myConference als Speaker oder Besucher der Veranstaltungen.

1.4 Externe Links

Auf unserer Website befinden sich sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter. Bei der Aktivierung dieser Links werden Sie von unserer Website direkt auf die Website anderer Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u.a. am Wechsel in der URL. Wir können keine Verantwortung für den Umgang dieser Anbieter mit Ihren personenbezogenen Daten auf diesen externen Websites übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, wie diese Anbieter mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

Bitte beachten Sie, dass die von unserer Website verlinkten Angebote Dritter möglicherweise eigene Cookies auf Ihrem Endgerät außerhalb unseres Einflussbereichs installieren bzw. personenbezogene Daten erheben. Wir haben hierauf keinen Einfluss. Bitte informieren Sie sich insoweit direkt bei den Anbietern dieser verlinkten Drittangebote, insbesondere im Hinblick auf Art, Umfang, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.

2. Einbindung von Cookies und weiterer Dienste Dritter

In einigen Fällen binden wir Cookies sowie weitere Dienste Dritter auf unserer Website ein. Ausführliche Informationen zu Art, Umfang, Zwecken und Rechtsgrundlagen im Zusammenhang mit diesen Diensten entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Erläuterungen.

2.1 Cookies

Auf unserer Website setzen wir Cookies ein, die technisch notwendig sind, um die Nutzung unserer Website zu ermöglichen. Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Webserver generiert werden und mittels des genutzten Webbrowsers auf Ihrem Computer während des Online-Besuchs gespeichert werden. Bei den von uns verwendeten Cookies handelt es sich um sog. „Session-Cookies“, in welchen technisch erforderliche Daten wie etwa Ihre Session-ID gespeichert werden. Die Session-Cookies werden automatisch nach der Beendigung Ihrer Browser-Sitzung gelöscht.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in unserem berechtigten Interesse an der fehlerfreien Anzeige unseres Website-Angebots. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

2.2 Einbindung von YouTube-Videos

Auf unserer Website nutzen wir ein Plugin der Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland (im Folgenden „Google“), zur Einbettung von

YouTube-Videos. Die eingebetteten Videos sind von unserer Webseite aus direkt abspielbar. Die Videos sind alle im erweiterten Datenschutz-Modus eingebunden, wobei wir die sog. „No-Cookies“-Funktion nutzen. Somit ist sichergestellt, dass bei Aufruf unserer Website keinerlei Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert und somit keine personenbezogenen Daten mit Google ausgetauscht werden. Sofern Sie ein Video abspielen wollen, müssen Sie zuvor Ihre Einwilligung abgeben. Beim Abspielen der Videos werden Ihre IP-Adresse, die Referrer URL sowie Ihre Geräteinformationen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO sowie § 25 Abs.1 S. 1 TDDDG. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Google erhalten Sie unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

1. Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Teilnahme am Kongress

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die für die Vorbereitung und Durchführung unseres Kongresses erforderlich sind. Als Rechtsgrundlage stützen wir uns dabei auf Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Die Zwecke umfassen insbesondere:

• die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Kongresses

• die Verfügbarmachung von Kongressunterlagen
• die Erzeugung und Aussendung von Anmeldebestätigungen, Teilnahmebestätigungen und ggfs. auch Zertifikaten
• Teilnahme an kommerziellen Ausstellungen und Postersessions
• die Abrechnung und Rechnungsstellung
• Präsentation als Sponsor des Kongresses

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO), wie:

• Verbesserung unseres Kongresses und unserer Angebote
• die Nachbereitung der Veranstaltung, insb. die Auswertung von abgegebenem Feedback einschließlich der erforderlichen Kommunikation mit Ihnen
• Teilnahmemanagement

Im jedem Fall speichern wir ihre personenbezogenen Daten nur, solange dies für die Erfüllung der zuvor dargestellten Zwecke erforderlich ist.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung. Der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck ergibt sich aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung. Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

•             Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos und Videoaufzeichnungen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 a) DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage. Die Dokumentation der Einwilligung selbst bewahren wir für 3 Jahre nach dem Widerruf auf, um unseren Nachweispflichten nachzukommen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 c) i .V. m. Art. 5 Abs. 1 a), Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 GDPR und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um rechtliche Verpflichtungen, denen wir unterliegen, einzuhalten (gem. Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO). Die Verpflichtungen können sich z.B. aus dem Handels-, dem Steuer-, dem Geldwäsche-, dem Finanz- oder dem Strafrecht ergeben.

Wir bedanken uns, dass Sie sich die Zeit für die Lektüre der Rechtshinweise genommen haben, und freuen uns über Ihr Interesse an der FVA. Sie haben noch Fragen? Unser Support beantwortet sie gerne.

Stand: 27.02.2025